Le système informatique stocke les flux d’informations traités par le système d’information dans des bases de données. Les documents comptables (factures, bons de livraison, bons de commande…) que l’on connaît sous forme papier ont leur représentation numérique dans les bases de données. Ils sont toujours représentés par deux tables de données :
- - Une table d’entêtes : cette table recense les documents comptables (un enregistrement par document). Les champs de données sont principalement le numéro de document (identifiant unique), code tiers, date…
- - Une table des lignes : cette table enregistre le détail des documents. Par exemple, pour une facture, cette table précise le numéro de facture, la référence du produit, la quantité, le prix unitaire, le numéro du bon de livraison… Chaque enregistrement correspond à une ligne de la facture.
Ces deux tables sont indissociables l’une de l’autre.
Lors des extractions de données en rapport avec le détail des documents comptables, l’auditeur veillera à toujours utiliser ces deux tables surtout si son objectif est de rapprocher le détail de factures avec d’autres documents ou flux (par exemple rapprocher des sorties de stock avec des facturations de produits).
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