Productivité : Réussir ses présentations Powerpoint #1

L’un des aspects les plus importants dans le cadre d’une présentation est l’ordre selon lequel le les idées sont agencées et le lien qui les unies. C’est ce qu’on appelle communément un storyboard. Que ce soit de par votre expérience ou de par ce qu’on vous demande précisément d’explorer, au moment où Powerpoint se lance, vous avez déjà une vague trame en tête.  Pourtant cette étape généralement gérée au fil de l’eau va bien au delà du cadre de notre ami Powerpoint, on touche au fondement de la manière dont on veut raconter une histoire.

Pour une fois la productivité ne se situe pas dans une meilleure utilisation d’un logiciel mais bien dans la manière dont on veut déjà soi-même mettre à plat nos idées.

De manière très pratique, on va se poser les questions suivantes pour assoir notre pensée:

1. Quel est le sujet principal de ma présentation ?
2. Qu’est ce que j’ai à dire à ce sujet ?
3. Quelles idées connexes me viennent à l’esprit ?
4. Quel(s) est/sont le(s) objectif(s) secondaire(s) ?

Pour répondre à tout ça, on va se prendre par la main et avec la main qui nous reste on attrapera un papier et un stylo. Les plus sophistiqués utiliseront un logiciel de mind-mapping, les plus équipés allumerons un Dell Latitude XT avec Microsoft One Note, les plus pervers se jetterons sur un diagramme en fishbone. Pour ma part, j’ai toujours un faible pour le papier :)

Commençons par un premier jet:

Storyboard - étape 1

Ici, j’ai pris pour exemple un thème qui traine: la Nuit Blanche à Paris du 4 octobre 2008. En commençant par mon point principal au centre de la page, j’ai ensuite listé les idées associées dans le sens des aiguilles d’une montre. Pour chacun de ces points secondaires, j’ai ajouté un troisième et quatrième niveau listant des points de détails ou des actions simples. J’admets d’entrée que j’aurai pu me creuser un peu plus la tête pour imaginer un sujet plus complexe. Ça marche aussi avec des sujets plus épineux !

Revenons à cette simple page de papier et regardons un peu mieux ce qui s’y trouve. On voit des éléments qui ont attrait au « quoi » et au « comment », des actions, des concepts. C’est exactement ce qu’il nous faut. Prenons ce joyeux bazar et commençons à relier les thèmes principaux. Il est toujours plus simple de choisir l’histoire que l’on veut lorsque tous les chapitres sont devant nous. Est-ce qu’on veut parler du rhume qui gaîte chaque noctambule ou des animations proposées ?

Storyboard - étape 2

Profitez en aussi pour rayer les idées à écarter. Si vous vous êtes retenus de les inscrire jusqu’à maintenant, c’est le moment: ça soulage l’esprit et ça peut mener vers de bons points. Dans cet exemple, je n’ai pas d’idée particulièrement hors contexte ou que je ne souhaite pas exploiter mais c’est un pur hasard.

Passons maintenant une deuxième fois sur notre schéma pour voir les synergies entre les différents points et les idées qui en cascadent.

Storyboard - étape 3

La quatrième partie de l’exercice donne plus de corps à notre histoire. On va maintenant relier nos patatoïdes pour en faire des chapitres – chronologiquement, par sujet, par zone géographique – et ordonner tout ça sous format numérique.

Storyboard - étape 4

Cette méthodologie permet de gagner énormément de temps lorsque l’on s’attaque à des présentations ayant un périmètre un peu plus large que l’organisation d’une soirée entre amis :) Non seulement le processus ne prend pas plus de quelques minutes mais en plus vous aurez la certitude d’avoir la bonne correspondance entre ce que vous voulez dire et les ressources qui vous permettront de construire votre histoire, tout en suivant un fil rouge.

Quel que soit le support utilisé, le point de ce premier article est de savoir prendre le temps de savoir ce qu’on veut dire avant de l’écrire. On verra les Forces et faiblesses de Powerpoint 2007, les Killer Slides et autres approches plus technologiques dans les articles suivant.

Bon chiffonage !
Grégory Raby

ééééé