EssentialPIM : le logiciel ultime pour organiser vos infos personnelles

S’il ne fallait retenir qu’un logiciel parmi tous ceux présentés sur ce blog, ce serait certainement Essential PIM - EPIM pour les intimes.

Il s’agit d’un outil tout-en-un qui se propose de centraliser vos informations personnelles. Votre calendrier, vos listes de choses à faire, vos notes et vos contacts se retrouvent ainsi regroupés dans un unique logiciel.

On appelle communément ce genre de logiciel un PIM, pour Personal Information Manager. Il en existe beaucoup mais celui-ci est à mon sens un des plus aboutit et convivial, notamment grâce à l’énorme communauté d’utilisateurs, qui suggèrent régulièrement des améliorations sur le forum.

Une des fonctionnalités les plus pratiques est la possibilité d’exécuter le logiciel à partir d’une clé USB en version portable. Ainsi, où que vous soyez, il suffit de brancher votre clé USB pour retrouver tout votre système d’organisation personnel.

Voyons d’un peu plus près les fonctionnalités de ce puissant logiciel…

Généralités

Soulignons tout d’abord que le logiciel existe en version gratuite ou payante. Cependant, la version gratuite est suffisante pour une utilisation de base. Le logiciel est traduit en français, donc pas de soucis pour ceux qui ont du mal avec l’anglais.

Essential PIM existe depuis quelques années et dispose maintenant de nombreuses fonctionnalités qu’il serait impossible de citer dans un seul article. Je me limiterai donc à l’essentiel (c’est le cas de le dire ;))

Premier lancement

Lorsque vous lancez EPIM pour la première fois, le logiciel se chargera avec une base de test, stockée dans un fichier TEST.EPIM dans le répertoire Database du logiciel :

C’est ce fichier qui contiendra toutes vos informations, et qui devra donc être sauvegardé régulièrement pour ne pas risquer de les perdre.

On vous demandera également si vous désirez importer vos données à partir d’Outlook ou Outlook Express, mais vous pourrez le faire ultérieurement au besoin.

L’opération se déroule grâce au menu Fichier > Importer > Contacts > Outlook Express ou Fichier > Importer > Outlook…

Notez que ce module permet aussi d’importer des événements à partir d’un calendrier iCal ou des notes à partir d’une base TreePad ou Keynote.

Si vous désirez partir d’une base vide, il sera bon de créer une base EPIM en allant dans Fichier > Nouveau.

L’interface

Voici à quoi ressemble l’interface globale :

Nous avons ici 4 parties :

• A gauche (en vert) : la barre d’outils de l’écran principal
• A gauche (en orange) : la liste des modules
• A gauche (en jaune) : un calendrier, pour accéder plus facilement au planning d’une journée en particulier

• A droite (en rouge) : l’écran principal

Sur cette capture d’écran, on peut voir que nous sommes dans le module EPIM Aujourd’hui. C’est le tableau de bord du logiciel. On peut y voir un apperçu des événements du calendrier pour les 7 jours à venir, ainsi que l’ensemble des tâches à faire et des anniversaires.

Vous pourrez grâce à cet écran naviguer vers l’événement/la tâche voulue dans leur module respectif ou cocher les tâches pour indiquer qu’elles sont terminées.

Passons maintenant aux quatre modules principaux.

L’organiseur

Le module Organiseur est le calendrier de Essential PIM. C’est l’endroit où vous stockerez tous vos rendez-vous et événements datés. Voici un apperçu :

Ici, on est en vue journalière, mais vous pourrez aussi passer en vue hebdomadaire, mensuelle, annuelle, ou encore visualiser la liste d’événements sous forme de tableau.

Remarquez sur cette capture d’écran :

• les codes de couleur, qui correspondent à des catégories de tâches (travail, important, personnel, vacances, téléphoner…)
• le symbole horloge pour les tâches avec rappel automatique
• le symbole carré violet plus ou moins rempli selon la réalisation de la tâche
• la possibilité d’ajouter des événements concurrents ou qui s’étalent sur plusieurs jours

Une tâche s’ajoute au choix en cliquant sur le bouton ajouter tâche, en cliquant dans une cellule du calendrier ou en passant par le raccourci Ctrl+Maj+T. Voici l’écran d’ajout d’une tâche :

Ici, on ajoute une tâche Réunion hebdomadaire qui se tient chaque lundi à 10:30 dans la salle C67. Cette tâche sera stockée dans la catégorie important (couleur rouge) avec un rappel 5 minutes à l’avance. La répétition de la tâche expirera le 18/11/2007. C’est une tâche exclusive, donc je ne pourrai pas ajouter d’autres tâches au même moment.

Les choses à faire

Le module A faire de Essential PIM stocke des choses à faire. Ce sont typiquement des tâches qui n’ont pas leur place dans le calendrier, donc non datées. Néanmoins les concepteurs de Essential PIM ont choisi de donner la possibilité à l’utilisateur d’ajouter une date de commencement.

Voici un apperçu de l’écran principal du module A faire :

Les tâches de ce module ressemblent aux tâches du module Organiseur en version simplifiée. On pourra y trouver notamment les informations suivantes :

• Heure de début
• Heure d’échéance
• Réalisation
• Lieu
• Importance
• Catégorie

Et bien entendu, on les cochera une fois terminées.

Honnêtement, je n’utilise pas ce module, je préfère utiliser un fichier texte, excel ou un hipster PDA selon le cas. Ceux-ci permettent de gérer les choses à faire plus efficacement.

La prise de notes

Le module de prise de notes de Essential PIM est mon préféré. C’est d’ailleurs la principale raison pour laquelle j’ai adopté ce logiciel. Voici comment il se présente :

Sur la capture d’écran, j’ai encadré trois zones :

• En rouge : l’arborescence des notes. Vous pouvez imbriquer autant de notes que vous le désirez, le bonheur!
• En mauve : la barre de mise en forme de la note courante
• En vert : un apperçu de la note courante

Les notes sont au format RTF (rich text format), ce qui permet d’avoir un large choix de mises en formes : polices, images, liens, tableaux. Vous pourrez même faire des copier-coller d’images dans les notes.

Cerise sur le gâteau : il vous sera possible d’importer/exporter vos notes dans divers formats tels que des fichiers RTF, HTML ou TXT.

Grâce à Essential PIM, vous mettez enfin un terme à la dispertion de vos notes. Fini les fichiers txt qui traînent un peu partout sur votre bureau, vous avez désormais un endroit pour les centraliser. Le module de prise de notes d’Essential PIM vous permet de vous constituer votre base de connaissance personnelle et de la transporter facilement sur une clé USB.

Ce module est inspiré d’un certain type de logiciels appelés outliner, parmi lesquels on peut citer keynote ou TreePad. Et il est plus efficace que la majorité d’entre eux.

Les contacts

Voici un autre module très utile. Il est destiné à contenir tous vos contacts :

L’intérêt est évident : centraliser tous vos contacts en un endroit unique. Ainsi, vous ne craindrez plus de perdre votre répertoires d’adresses emails en changeant de logiciel de messagerie ou de perdre vos numéros de téléphone en perdant votre téléphone portable. Et vous aurez facilement accès à ces informations sur n’importe quel ordinateur grâce à votre clé USB.

Signalons aussi la possibilité de stocker l’anniversaire de vos contacts et de paramétrer un rappel automatique. Ou encore d’ajouter une photo et des notes à propos d’un contact. Par exemple, on peut imaginer de noter la liste des cadeaux possibles pour l’anniversaire d’un contact.

Finalement, ce module est un complément indispensable au module de prise de notes.

Quelques autres bons points

Je citerai 3 autres fonctionnalités qui font de Essential PIM un logiciel incontournable

• Le cryptage de la base de données : grâce au cryptage, vous pourrez protéger vos bases par mot de passe. Vous n’hésiterez donc plus à saisir des informations sensibles tels que des mots de passe, des codes ou des secrets inavouables!
• La sauvegarde automatique : Essential PIM se propose de sauvegarder automatiquement des copies de votre base. Vous serez ainsi à l’abris d’éventuelles pertes de données.
• La corbeille : on ne rencontre pas souvent une corbeille à l’intérieur d’un logiciel. Mais en cas de fausse manipulation, vous serez bien content qu’elle soit inclue dans EPIM pour restaurer les données effacées.

Les petits plus de la version payante

Parceque les développeurs de Essential PIM méritent d’être récompensés pour leur peine, je vous conseille d’acheter la version payante.

Vous obtiendrez alors plusieurs fonctionnalités avancées plutôt alléchantes, citons en vrac :

• La synchronisation avec Outlook
• La synchronisation avec un Pocket PC ou un Palm
• La gestion multi-utilisateurs
• La possibilité d’organiser vos choses à faire sous forme d’arbre
• Les catégories personnalisées
• Les groupes de contacts
• etc etc…

Conclusion

Essential PIM occupe une place de choix dans ma logithèque. J’ai découvert ce logiciel il y a plus d’un an et depuis, il ne me quitte plus. Rien que la longueur de cet article suffit à démontrer la richesse des fonctionnalités. Grâce à ce petit logiciel, j’ai pu faire un bond en avant en matière d’organisation assistée par ordinateur.

J’ai par ailleurs eu l’occasion de suggérer quelques amélioration aux développeurs par l’intermédiaire du forum et j’ai obtenu des réponses intéressées, bien qu’à l’heure actuelle, elles n’aient pas encore été implémentées.

Essential PIM est un de ces rares logiciels à l’ergonomie soignée conçus selon les besoins des utilisateurs, sans pour autant virer dans le futile. Un must!

Vous pourrez le téléchager ici

Version testée : 2.02

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