Google Documents : retour d’expérience

J'ai fait le choix, depuis quelques années déjà, de travailler en ligne. Gestion des tâches, calendrier, Intranet, téléphonie… : je n'utilise plus les logiciels de mon ordinateur que par exception. C'est donc naturellement que nous travaillons ainsi dans la société. Parmi les applications que nous utilisons quotidiennement, il y a Google Documents. Si j'en suis généralement satisfait, nos besoins ainsi que les écarts de qualité entre les différentes applications de la suite bureautique de Google nous poussent à employer en renfort des applications tierces.

Google Documents comprend un traitement de texte, un tableur, un outil de création de questionnaires et un outil de présentation (dans la lignée de Microsoft Powerpoint).

Les mérites de ces services en lignes sont nombreux. Moins riches de fonctionnalités que leurs homologues offline, ils sont d'un usage plus aisé pour les tâches courantes. Ils simplifient considérablement le travail à plusieurs : au lieu d'un ping-pong d'e-mails avec des pièces jointes, l'équipe travaille sur un document unique qui garde mémoire des modifications de chacun. Cela a ouvre du reste un précieux "droit au repentir". En effet, plus souvent que je n'aimerais, il m'arrive de communiquer un document avec des erreurs ou des oublis. Grâce à cette solution, parce que j'ai simplement fourni un lien, je peux opérer la modification sans avoir besoin d'envoyer un e-mail correctif.

L'interaction entre les différentes applications de Google est pratique : depuis Gmail, on peut ouvrir les pièces jointes Microsoft Office dans Google Documents ; Google Sites permet d'intégrer les documents de la suite bureautique de Google ; etc. Enfin, si votre ordinateur est volé ou se casse (ce qui m'est arrivé l'an dernier), on est bien content de retrouver ses documents comme si de rien n'était.

Il est vrai que j'ai à me plaindre au moins une fois par jour de problèmes techniques qui gèlent les applications durant de longues secondes. Heureusement, l'application Gears pallie cela en permettant de travailler hors ligne. On oppose souvent la suite de Google à celle de Microsoft. Je ne crois pas cette comparaison tout à fait pertinente, notamment pour les avantages queje viens de donner. On voit bien qu'avant tout elles répondent à des usages différents. La simplicité d'usage se paye parfois d'un prix trop élevé : ce n'est pas alors la simplicité fruit d'un travail ergonomique mais celle liée à un service rudimentaire.

Ainsi, Google Présentations est-il juste bon à… présenter des documents. Je continue de réaliser mes présentations professionnelles sur Powerpoint. Cela dit, même ainsi, l'application m'a été utile. Bertrand (l'ergonome) et moi l'avons par exemple employé pour faire évoluer le cahier des charges ergonomique de l'application au fil des réunions et des débriefings.

Google Tableur est meilleur mais, au plan esthétique comme fonctionnel, je le trouve souvent trop limité. (À noter toutefois  l'intéressante possibilité de ne publier que des feuilles d'un classeur, voire uniquement des cellules.) Aussi j'utilise dans plus d'un cas l'excellent EditGrid, par exemple pour le P&L de l'entreprise.
Google Tableur permet également de créer des questionnaires en ligne. En créer un est un jeu d'enfant. En revanche, la présentation des résultats est rudimentaire, voire même défectueuse dans les cas de réponses ouvertes. Je préfère donc utiliser Wufoo, comme par exemple dans ce sondage.
Construit sur les bases de Writely (dont j'étais déjà amateur), racheté en 2006, Google Document nous donne satisfaction. Avec Ingrid, en charge du copwriting, nous l'utilisons pour la rédaction et la correction des tutoriels. Cela dit, pour réaliser les documents à en-tête de l'entreprise ou rédiger son business plan, impossible de se passer de Word.

Bref, la suite bureautique de Google, si perfectible soit-elle, nous donne satisfaction dans la plupart des cas. N'oublions pas aussi qu'elle est gratuite ! Il reste pourtant qu'entreposer les documents de sa startup (si petite soit-elle) sur les serveurs d'une entreprise telle que Google, c'est en soi problématique. Aussi Google Documents est-il pour l'heure dans mon esprit une solution transitoire. Je me pencherai sans doute à un moment donné sur les suites alternatives.