Formulaires et moteur de workflow, le web 1.5 au service de l'entreprise

La dématérialisation des procédures est souvient citée en exemple des applications informatiques dédiées à la modernisation des pratiques de travail. De la rédaction de documents à la validation de rapports, de la formulation d’une demande au traitement de celle-ci par différents intermédiaires, du lancement de sondages à grand échelle au traitement automatisé de leurs résultats, il s’agit ici avant tout d’améliorer, faciliter, faire avancer les pratiques internes. Deux grand modèles de collaboration coexistent aujourd'hui au sein des organismes. D'un côté, un fonctionnement que l'on appellera 1.0, centré uniquement sur le salarié à l'origine de la démarche. Celui-ci crée son document grâce à des outils professionnels ou de bureautique, l'attache à un email qui partira à une suite d'acteurs désignés comme destinataires du message. Le corps du message aura quant à lui pour objectif d'expliquer la demande, de donner des informations complémentaires et bien souvent de fixer une date limite de retour. Qu'il s'agisse d'une enquête, d'une demande de validation, d'un retraitement du contenu ou encore d'une simple lecture, la personne initiatrice de la démarche n'aura aucun moyen de contrôler l'avancement de la démarche. De l'autre côté, un fonctionnement qui fait aujourd'hui couler beaucoup d'encre, un fonctionnement dit participatif et collaboratif, aidé en cela par les outils 2.0. L'idée centrale est de donner à l'initiateur la possiblitié d'avoir une vue complète du déroulement de la procédure : acteurs impliqués, changement apportés, pièces jointes ajoutées, traitement de l'information en bout de chaîne, confirmation de réception…le tout grâce à des solutions de gestion électronique de documents (GED), ou mieux encore, grâce à des solutions de réseaux sociaux pour entreprise (SupportCentral, BlueKiwi…), qui placent la conversation au cœur des échanges entre salariés, partenaires ou même clients.

Mais le passage d'une fonctionnement centralisé, sans visibilité et sans confiance à une culture collaborative parfaite, touchant l'ensemble des centres de décision dans l'entreprise se fait lentement. Il y a encore quelques jours, un grand quotidien informatique se faisait l'écho des difficultés des DSI à préconiser un modèle de gestion 2.0. La solution, qui passe avant tout par une évolution des cultures de travail et donc par une redéfinition de ce qu'est la hiérarchie, pourrait consister en des moteurs de workflow. Par ceci, j'entends un socle applicatifs disposant de l'ensemble des fonctionnalités nécessaires à la constitution de formulaires électroniques intelligents et au traitement semi-automatisé de leurs résultats. Ainsi la DSI, ou tout autre centre compétent fonctionnellement, aura toute latitude pour concevoir des workflow associés à des formulaires électroniques, en développant efficacité et transparence, sans pour autant remettre en causes l'ensemble des jeux de pouvoir entre services. Adobe, à travers sa solution LifeCycle et Microsoft, via Sharepoint, me semblent en avance sur ce marché sous-médiatisé, qui a pourtant un intérêt certain. On trouvera ensuite tout un tas d'applications métier, avec retraitement statistique avancé par exemple, qu'il conviendra de déployer pour un besoin bien spécifique. Mais l'intérêt en terme de modernisation se trouve selon moi dans des applications généralistes, qui constituent un parfait tremplin. Une sorte de phase 1.5, quoi.

Je reste preneur de tout retour d'expérience sur ce type d'initiatives sur lesquelles je travaille actuellement.
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