Comment gérer les urgences dans un secrétariat ?

Comment répondre à cette question pratique de façon simple ?

A un ex-futur employeur qui me posait un jour cette question lors d’un entretien de recrutement

- « Comment traitez-vous les urgences ? »

J’ai répondu :

- « Au feeling. »

Si cette réponse était un peu vague, elle avait le mérite d’être exacte !

Alors pour aider la débutante qui - j’imagine – a amerri sur ce blog avec cette question, voilà quelques éléments de réponses.

En préambule, il faut bien se rendre compte qu’il y a autant de cas d’urgence que de personnes ou de situations. Il y a l’urgence du chef de service toujours débordé, celle du collègue toujours en avance, celle du directeur toujours exigeant, celle du client toujours prioritaire,… et vous au milieu.

Je ne voudrais pas plagier tous les bons auteurs ou formateurs en organisation et autres spécialistes en gestion du temps (et ils sont pléthore) mais il y a bien une seule réponse : s’organiser.
Avec une déclinaison : anticiper.
Un grand homme a dit : « ne pas prévoir, c’est déjà gémir ». Et c’est Léonard de Vinci lui-même ! Simple non ?

Alors, en vrac, voilà quand même quelques conseils :

- Organisez-vous,

- Anticipez, faites des plannings, prenez de l’avance dès que possible,

- Quand on vous confie une tâche, demandez le délai en essayant de faire préciser les divers : tout de suite, ASAP, pour hier, TTU,...

Qui, pour amusants qu’ils sont, n’en sont pas moins plus vagues qu’il n’y parait.

- Faites des plannings, des rétroplannings,

- Prévoyez du temps dans les zones à risques (une heure avant une réunion, veille de voyages d’affaires,…)

- Posez des questions,

-Apprenez à laisser faire, à déléguer -Apprenez à donner vos propres délais.

Et vous verrez que rapidement les urgences prennent d’elles-mêmes un ticket et se mettent dans l’ordre.

Photo : char d'assaut imaginé par Léonard de Vinci, jardins du Clos Lucé.