100 paliers à gravir pour devenir un maître en productivité

L’excellente page GTD Mastery 100 propose 100 étapes pour gravir les échelons de la productivité en suivant la méthode Getting Things Done.

Et pour en faire profiter les francophones, je vous propose une traduction de tous les points.

Je me suis entre autre appuyé sur le glossaire de wikipédia pour établir une équivalence des termes spécifiques :
-inbox : boîte de réception
-tickler : échéancier
-project : sujet à traiter
-next action (NA) : première chose à faire (PCAF)
-file : un document, un ensemble de documents ou un dossier où on range ces documents
-to file : classer
-stuff : les affaires en suspends, en instance
-flow state : ce terme n’apparaît pas dans le livre GTD, mais fait référence au terme productivity state, j’ai donc traduit ceci par état de productivité optimale, où on est en parfaite harmonie avec le workflow de Getting Things Done

Voici donc la traduction de la page :

Les bases

1. J’ai bien lu Getting Things Done du début à la fin

2. J’ai toujours avec moi un calendrier à portée de la main

3. J’utilise mon calendrier uniquement pour les rendez-vous et engagements datés

4. J’ai une boîte de réception (inbox), que j’utilise quotidiennement

5. J’ai un logiciel de messagerie, optimisé à ma manière

6. J’ai un répondeur, optimisé à ma manière

7. J’ai toujours un moyen de noter mes idées, dans chaque contexte (bloc notes, ordinateur, enregistreur vocal, etc)

8. Je garde une liste de mes premières choses à faire, consultable par contexte

9. J’ai une liste pour mes sujets à traiter principaux

10. J’ai écouté le livre GTD en version audio

11. J’ai une liste pour surveiller mes tâches en attente

12. J’utilise des listes pour surveiller mes objets prêtés et objets empruntés

13. J’utilise un répertoire inbox sur mon ordinateur pour les fichiers téléchargés

14. J’utilise un échéancier (tickler file) ou un système de pense-bête agréable et rapide à utiliser

15. Mon système de classement de documents est agréable et rapide à utiliser, éventuellement grâce à l’utilisation d’une étiqueteuse automatique

16. Ma liste de premières choses à faire ne contient que des actions physiques, pas de sujet à traiter à étapes multiples

17. J’ai prévu une revue hebdomadaire pour chaque semaine

18. Je maintiens une liste un jour/peut-être, que je consulte et met à jour pendant mes revues journalières et hebdomadaires

19. Dans mon bureau, chaque chose a une place bien déterminée

20. Je possède toutes les fournitures de bureau dont j’ai besoin (p. 92)

21. Je peux utiliser des espaces de travail mobiles au besoin

22. Les fichiers de mon ordinateur sont optimisés pour une productivité maximale

23. Je participe de façon hebdomadaire à une réunion d’adeptes en productivité centrée autour de la méthode GTD

24. Pendant les 6 premiers mois où j’ai utilisé mon implémentation de GTD, et souvent plus tard également, je garde un journal GTD où je met à jour mes trouvailles (comment faire pour…?)

25. Je revoie les notes de mon journal GTD chaque semaine et chaque mois pour m’améliorer et rester dans le coup

Intermédiaire

26. Je pratique la méthode GTD rigoureusement depuis 3 à 6 mois

27. J’ai lu Getting Things Done 2 fois ou plus

28. J’ai tellement écouté le livre audio de GTD que je peux interpréter la voix de David Allen d’une précision à faire frémir

29. Je viens aux nouvelles régulièrement concernant mes actions en attente

30. Je surveille constamment mes objets prêtés et objets empruntés

31. Je vide rigoureusement la boîte de réception de mes emails tous les jours avant 17h

32. Je vide rigoureusement ma boîte de réception physique tous les jours avant 17h

33. Je vide rigoureusement mon répondeur tous les jours avant 17h

34. Je vide rigoureusement le répertoire inbox de mon ordinateur chaque jour avant 17h

35. Je vide rigoureusement mes autres boîtes de réception (bloc notes, enregistreur vocal et autres notes non classées) avant 17h

36. Je ne rate jamais ma revue hebdomadaire, programmée au même moment chaque semaine

37. Aucun papier non classé ne traîne en dehors de ma boîte de réception physique, mes dossiers de sujets à traiter et mes dossiers de référence

38. J’ai prévu dans mon échéancier ou mon calendrier une ou deux fois par an une journée consacrée au rangement de tous mes documents

39. J’ai défini mes priorités pour chacune des altitudes pour lesquelles je dois prendre du recul sur mes tâches(p:200) et je les met à jour au moins trimestriellement, grâce à un rappel dans mon échéancier ou mon calendrier

40. Je me remet en tête ces altitudes au moins une fois par semaine et habituellement chaque matin pour rester inspiré

41. La liste de mes sujets à traiter principaux est actualisée régulièrement, au moins une fois par semaine

42. J’effectue souvent une prévision de ma journée le matin et une mini-revue en fin de journée

43. Je suis familiarisé avec les outils web GTD majeurs et je connais leurs forces et faiblesses

44. J’ai trouvé les outils GTD en ligne et/ou au format papier qui me vont le mieux et mon système GTD que j’utilise chaque jour

45. Lorsque je vide mes boîtes de réception, je commence au sommet et je prélève chaque article séparément jusqu’à l’avoir traité (au lieu d’éviter certaines choses pour commencer par le plus facile)

46. Je suis familiarisé avec la cartographie mentale, et je crée des cartes mentales au besoin grâce à un logiciel ou sur papier

47. Je connais par coeur le modèle de planification naturelle en 5 étapes(p. 56), et je l’utilise pour mes planifications de projets personnels et pour faciliter mes réunions

48. Je connais par coeur les 3 activités possibles pour évaluer le travail journalier à faire(p. 196), et je m’y réfère pendant le cours de la journée, ou je le fais intuitivement

49. Je connais par coeur les 4 critères qui permettent de choisir la prochaine action à faire à un moment donné(p. 192), et je l’applique, ou j’ai trouvé un système encore meilleur

50. J’ai essayé GTDGmail ou d’autres logiciels qui améliorent l’efficacité de la gestion des emails, et j’ai trouvé un système qui me convient

Avancé

51. Je pratique la méthode GTD depuis 6 mois ou plus, chaque jour

52. J’ai souscrit à GTD Connect et écouté la plupart des ressources proposées

53. J’ai écouté les podcasts de 43 Folders avec David Allen

54. J’ai enseigné avec succès à 3 personnes comment implémenter la méthode GTD dans le cadre de leur vie

55. J’ai lu le deuxième livre de David Allen : Prêt pour l’action, et plusieurs autres livres concernant la productivité

56. J’atteint maintenant un état de productivité optimale un quart à la moitié du temps lorsque je travaille

57. Je ne m’encombre jamais l’esprit des choses qui peuvent être entrées dans mon système, et plusieurs fois pendant la journée, je note les idées, choses à faire et sujets à traiter dans mes listes

58. J’ai lu Getting Things Done au moins 2 fois, et je l’ai tellement consulté que mon livre est écorné et rempli de notes sur presque chaque page

59. Je retourne toujours mes appels téléphonique dans les 24 heures et habituellement dans les 2 à 12 heures, sans oubli ou perte

60. Je réponds à tous mes emails dans les 24 heures (habituellement beaucoup plus tôt), sans oubli ou perte

61. Lorsque je place quelquechose dans ma boîte de réception, je suis persuadé que ce sera fait… ou je sais pourquoi je ne le fais pas et ça ne me rends pas anxieux

62. Lorsque je m’engage à faire quelquechose pour quelqu’un, je suis persuadé que ce sera fait… ou je lui ferai savoir suffisamment à l’avance pourquoi je ne peux pas le faire

63. Je n’éprouve plus ce sentiment d’anxiété presque inconsciente que je ressentais à propos de mes affaires en suspends et de mon travail

64. Mon esprit est limpide comme de l’eau calme et claire, et je ne pense jamais à quelquechose dont je n’ai pas envie de penser plus d’une fois

65. Mon système de classement papier est complètement à jour, en permanence

66. Je suis la personne la plus organisée parmi les gens que je connais, et de loin (sauf concernant les autres maîtres en productivité!)

67. Je ne fais jamais d’impasse sur un sujet à traiter ou une tâche

68. Je ne me souviens pas de la dernière fois où quelquechose est passé à la trappe dans mon système

69. Je suis frustré par les gens qui font des impasses sur des choses à faire, car honnêtement je ne comprends plus leur mode de pensée

70. Je suis coaché régulièrement par une personne qui a au moins 4 ans d’expérience d’utilisation de la méthode GTD

71. Je suis conscient des forces et faiblesses de la méthode GTD, car j’ai lu et étudié d’autres systèmes de productivité

72. Mon système est automatique et je n’ai presque jamais besoin de discipline ou de volonté pour l’appliquer

73. Je peux voir clairement les connections descendantes et ascendantes entre mon travail journalier et mes priorités vues sous des altitudes plus élevées

74. Je suis tellement productif et clair d’esprit que les idées créatives me viennent comme jamais auparavant… et j’ai un moyen de les noter et de les réaliser, si je le souhaite

75. Je peux toujours dire non en toute intégrité, car j’ai toujours à l’esprit la charge de travail qui est dans mon assiette et ce qui est important

Maîtrise

76. Je pratique la méthode GTD depuis plus de 12 mois, très rigoureusement

77. Mon système est d’une clarté irréprochable depuis plus de 6 mois

78. Mon système a connu plusieurs évolutions, grâce à des changements d’outils pour améliorer ma productivité qui s’adaptent bien à mon mode de vie

79. J’ai enseigné avec succès à plus de 10 personnes comment implémenter la méthode GTD dans le cadre de leur vie, et ils ont maintenu leur système plus de 6 mois

80. J’arrive facilement 10 minutes en avance à mes rendez-vous, bien préparé, l’esprit calme et apaisé

81. Je suis habituellement dans un esprit de productivité optimale lorsque je travaille

82. Je ne bois plus de cafféine et je ne mange plus de sucre, mon travail me donne l’énergie dont j’ai besoin

83. Je ne tavaille pas avec les gens qui laissent des choses à faire passer à la trappe, à moins d’y être vraiment obligé, ou à moins que ce soient des clients à qui j’enseigne le système GTD

84. Je suis réputé promettre prudemment et livrer généreusement lorsque je m’engage avec les autres

85. Je pratique régulièrement un entraînement physique suivant un plan adapté à mon corps, qui améliore ma santé, ma force, ma capacité aérobique, ma souplesse et ma forme globale

86. Je me réveille chaque jour à la même heure tôt le matin, dès que mon réveille sonne, et je rentre immédiatement dans un état de productivité optimale, concentré et détendu

87. Je pratique une activité spirituelle, programmée chaque jour ou chaque semaine, que je suis rigoureusement

88. J’ai une liste de livres concernant le développement personnel, spirituel et professionnel que je fini systématiquement, éventuellement en programmant des temps de lecture à certains créneaux horaires réguliers de la journée ou de la semaine

89. J’essaye régulièrement de nouveaux outils pour ma productivité, mais uniquement si j’en ai réellement besoin, pas pour nourrir mon obsession de la productivité

90. Lorsque je m’implique dans quelquechose, c’est comme si c’était fait, peut importe la difficulté ou combien d’étapes ça va me prendre

91. Les domaines de la planification de projet et de la cartographie mentale sont aussi naturels pour moi que ma respiration

92. J’ai délégué ou automatisé la plupart de mes courses quotidiennes, au point où j’ai désormais rarement besoin de faire des courses

93. Je suis entouré de gens qui sont aussi productifs que moi

94. J’ai plusieurs mentors qui possèdent un plus haut degré de productivité que moi, que je rencontre régulièrement

95. Mon cadre de vie est comme un temple spirituel - chaque chose a son importance, et on accède à chacune consciemment dans un but précis

96. Mon espace de travail marque l’esprit des gens - on me raconte régulièrement quel sentiment de paix on éprouve quand on s’assoit à mon bureau

97. Je pourrais, si je le souhaitais, vivre confortablement en enseignant l’efficacité personnelle - des gens me le demandent constamment, sans pour autant que je leur en ai parlé

98. Je pourrais écrire mon propre livre sur la productivité… à moins que je ne l’ai déjà fait

99. J’ai tendance à atteindre mes objectifs plus tôt et plus aisément que prévu

100. Mon travail et ma vie sont une extase, une joie sereine, du pur bonheur

Conclusion

Comme vous le voyez, la route est longue avant de devenir un maître en productivité façon GTD! N’hésitez pas à poser vos questions dans les commentaires si certains points ne sont pas clairs, ou pour suggérer une correction.