Faciliter des sessions de travail OpenSpace

Crédit photo : Sachin Ghodke/SXC

Car il y a quelques points chauds (Lancement - Participation - Restitution / Capitalisation) lors de ces 4 ou 5 sessions de travail menées en parallèle qui feront de l'événement un succès ... ou pas.
Vous autres participants de ce type de conférence, mais aussi vous chers confrères, d'ici ou d'ailleurs, praticiens XP France, n'hésitez surtout pas à enrichir ce billet de vos propres retours d'expérience en la matière.

Le format OpenSpace est un format de conférence novateur qui réduit les distances, va à l'essentiel et joue à merveille sur les leviers collaboratifs et participatifs autour d'un thème donné (OpenSpace Agilité, OpenSpace Usability ... ou tout autre chose).
L'évènement OpenSpace qu'il soit mené en interne ou non, à destination de ses propres collaborateurs , d'une communauté ou de clients / prospects, va créer une dynamique d'apprentissage et d'interaction vraiment rafraîchissante ... une dynamique 3.0 ?

Le volet Participatif, le volet Échanges autour de sujets choisis par les participants eux même, sont évidemment très appréciés, MAIS pour que la conférence, l'OpenSpace soit vraiment source de valeur pour les participants, quelques ingrédients sont nécessaires.
Où vont-ils passer les 3/4 du temps de l'évenement ? Pourquoi sont ils là ?
Essentiellement pour partager, échanger lors des sessions (ateliers) de travail. La qualité de celles-ci est donc déterminante.

Mes conseils:

• Prévoir un facilitateur à chaque session, facilitateur dont le rôle sera de gérer le flux des échanges, les activités et le temps. C'est essentiel pour assurer une qualité minimale à la session. croyez-moi, sans facilitateur, ça ne marchera pas aussi bien. Une pratique consiste parfois à demander à celui qui a proposé le sujet d'animer l'atelier. Je n'y suis pas très favorable. Questions de savoir faire, d'envie ...mais aussi le fait que celui qui a proposé le sujet n'est pas forcément là ou doit pouvoir quitter lui aussi la session (Loi des 2 pieds)
• Assurer la logistique : Marqueurs, Deux Tableaux à feuille (un brouillon / un pour la capitalisation), salles d'une bonne taille organisée pour les échanges
  
• Habiller les salles au préalable avec quelques posters (Loi des 2 pieds, 4 principes, Agenda, Objectif, ROTI) sur lesquels le facilitateur va pouvoir s'appuyer en ouverture et en clôture par exemple
  
• Prévoir des sessions de travail d'au minimum 45 minutes (je dirais maxi 1heure): c'est une attente de beaucoup de participants. En dessous de 45 minutes, cela peut faire court en effet.
  
• Adopter un schéma d'atelier standard mais ouvert : "Ouverture -> Explorer & Restituer -> Clôture", et s'appuyer sur les posters pour lancer l'atelier et "briser la glace"
  
• Conserver du temps pour la clôture (mini synthèse, derniers feedbacks, autres débats)
  
• Terminer par un ROTI. Toujours terminer par un ROTI (Return On time Investment)...
  
• Trouver la bonne mesure pour la participation. Dans la plupart des ateliers de travail, vous devez susciter les échanges et favoriser la participation de chacun mais dans un format OpenSpace, vous devez respecter le silence de certains, plus en observateurs et gérer les allers et venue potentielles ("Loi des 2 pieds")
  
• Une fois, la courte ouverture passée, enclencher sur le QUI et le POURQUOI ("Pourquoi ce sujet", "Qu'est-ce qui vous intéresse dans ce sujet ?", "Qui a proposé le sujet ? ... et pourquoi ?")
  
• Orienter les échanges sur le QUOI, POURQUOI, et COMMENT (généralement cela fonctionne bien) et faire la part belle aux retours d'expérience. Focus sur le dialogue, les interactions: le rôle du facilitateur sera aussi de s'effacer au bon moment
  
• Penser Restitution & Capitalisation, durant la session en se servant des tableaux à feuille
  
• Conserver et exploiter ensuite le résultat de votre session (format papier/ format numérique)
  

Qu'en pensez-vous ?