Par Me Isabelle RENARD - Avocat associée - Docteur Ingénieur
Bien qu'une loi ne soit pas nécessaire, cette mesure importante nécessite la mise en place d'un cadre juridique et réglementaire pour les coffres forts électroniques qui seront mis à disposition des particuliers pour y stocker des documents importants de leur vie courante, tels les bulletins de paie.
La proposition de loi est actuellement en première lecture au Sénat et pourrait être adoptée dans les semaines qui viennent.
La dématérialisation des bulletins de paie générerait une économie globale pour les entreprises de l'ordre de 150 millions d'euros.
La proposition de loi n°1085 intitulée « Droit : simplification, clarification du droit et allègement des procédures », actuellement en première lecture au Sénat, comprend une disposition qui pourrait générer des économies substantielles pour les entreprises : la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie.
Cette disposition vise à modifier les articles L 3243-2 et L3243-4 du Code du Travail comme suit [texte ajouté en gras] :
Article L3243-2
Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Article L3243-4
L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant cinq ans.
L'exposé des motifs de la proposition de loi insiste sur l'économie significative qui pourrait en résulter pour les employeurs : « Chaque année, les employeurs soumis aux dispositions du code du travail impriment et remettent ou envoient par voie postale à leurs salariés 200 millions de bulletins de paie. En permettant l'envoi par voie électronique du bulletin de paie, qui ne pourra toutefois se faire qu'avec l'accord du salarié concerné, cet article pourrait permettre à l'ensemble des entreprises de réaliser chaque année une économie qui peut être évaluée à 145 millions d'euros. La sécurité de la conservation des bulletins de paie par les salariés sera assurée grâce à la mise en place du coffre-fort électronique, qui sera concomitante de la mise en oeuvre du bulletin de paie dématérialisé dans les entreprises. »
Pour intéressante que soit cette initiative, il n'est pas besoin d'une loi pour dématérialiser les bulletins de salaire, et l'on confond là deux choses : la possibilité juridique d'émettre un bulletin de salaire sous forme électronique et la possibilité pratique pour un salarié de conserver son bulletin de salaire sous forme électronique.
Au plan juridique, le bulletin de salaire peut être émis sous forme d'un écrit électronique, et ce depuis que la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique a totalement libéralisé l'écrit dématérialisé en France, pour se mettre en accord avec les textes européens.
Rappelons à cet égard les dispositions des dispositions des articles 1108-1 et 1108-2 du Code Civil : Article 1108-1 Code Civil : « Lorsqu'un écrit est exigé pour la validité d'un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 »
Article 1108-2 Code Civil : « Il est fait exception aux dispositions de l'article 1108-1 pour :
1° Les actes sous seing privé relatifs au droit de la famille et des successions ;
2° Les actes sous seing privé relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s'ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession »
Le bulletin de salaire n'entrant dans aucune des catégories visées à l'article 1108-2, il pouvait être émis sous forme numérique dès 2004, sous réserve du respect des exigences posées par les articles 1316-1 et 1316-4 du Code Civil.
Mais le problème n'est pas là.
Preuve en est que nombre d'entreprises, qui ont l'obligation de conserver pendant 5 ans le double du bulletin de paie, n'ont pas attendu le législateur pour l'archiver sous forme dématérialisée sur leurs systèmes informatiques.
Le problème est celui de la conservation par un salarié de son bulletin de paie pendant une durée illimitée, qui peut être de l'ordre de plusieurs dizaines d'années puisque ces bulletins lui permettront de reconstituer sa carrière pour faire valoir ses droits à retraite.
Or, l'évolution très rapide des moyens informatiques, liée à l'obsolescence des supports, est le problème majeur rencontré lors de la mise en oeuvre de systèmes d'archivage électronique. Inutile de penser qu'il suffit d'y consacrer une clé USB. Dans moins de dix ans aucun système ne saura plus la relire.
Il faut donc mettre à disposition des particuliers des « coffres fort électroniques » susceptibles de garantir la pérennité des documents électroniques conservés.
D'aucuns auront peut être trouvé la bonne solution : le salarié n'a qu'à l'imprimer, son bulletin de paie, et conserver chez lui une copie papier. Voici une fausse bonne idée, car il s'agira alors d'une simple copie de l'écrit électronique original, qui n'aura aucune valeur probatoire. L'administration fiscale ne dit pas autre chose lorsqu'elle précise qu'elle n'accorde aucune valeur à une facture papier qui serait une simple impression d'une facture signée électroniquement.
Il faudra impérativement recourir aux coffre fort électroniques, qui sont des services de conservation des documents électroniques, déjà mis en oeuvre en France par un certain nombre de prestataires, les initiatives gouvernementales en la matière n'ayant à ce jour pas abouti.
C'est là que se situe le véritable enjeu réglementaire, car les services mis à disposition des particuliers pour conserver sur le long terme des documents aussi importants que leurs bulletins de salaire devront présenter des garanties fortes. Au plan fonctionnel, les exigences requises par les articles 1316-1 et 1316-4 du Code Civil pour qu'un écrit numérique ait la même valeur juridique qu'un écrit papier sont simples : possibilité d'identifier l'émetteur du document (donc l'employeur), garantie d'intégrité du document pendant sa durée de vie, et signature électronique de celui-ci.
Au plan technique, ces exigences fonctionnelles se déclinent en un certain nombre d'obligations en terme de spécifications des systèmes, de documentation, d'auditabilité et de respect des normes.
Il n'y a, en résumé, aucun obstacle juridique à dématérialiser les bulletins de paie, et ce sans le support d'une loi. Il n'y a pas non plus d'obstacle pratique à mettre à disposition des salariés des coffre fort électroniques, mais cette mise à disposition devra être encadrée par des dispositions réglementaires précises, que nous attendons avec impatience.
Isabelle RENARD
Avocat associée - Docteur Ingénieur
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