Etablir sa première facture

La facture est un document obligatoire entre professionnels pour toute opération commerciale, qu'il s'agisse d'un bien, d'une marchandise ou d'une prestation de services. Il y a certaines conditions de formes et de fond à respecter.

Tout professionnel doit éditer une facture en double exemplaire au moins (l'une pour lui, l'autre pour son client) à la livraison de la marchandise ou à la fin de l'exécution de la prestation.

En revanche, si vous facturez un particulier, la facture n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas: les travaux de nature immobilière et les transports terrestres et maritimes, notamment, ou en cas de vente à distance ou d'échanges intracommunautaires.

La facture est un élément de preuve (elle sert à finaliser la transaction et vous faire payer, et elle sert de pièce justificative en cas de litige avec votre client). C'est également un élément comptable (pièce comptable servant à l'enregistrement de la transaction en comptabilité pour le reversement ou déduction de TVA par exemple).

La facture doit être éditée pour chaque transaction, mais vous pouvez émettre des factures périodiques (par exemple en fin de mois) si vous avez émis des bons de livraison à chaque transaction au cours du mois à un même client.

Si vous percevez un acompte sur une commande client, vous devez également établir une facture d'acompte. Cette facture ne sera pas enregistrée en comptabilité, mais remise au client pour attester de son versement d'acompte, et reprise sur la facture finale pour déduction de l'acompte du net à payer.

Attention, les factures éditées et envoyées de façon électroniques peuvent être valables à condition d'être acceptées par le destinataire, et de répondre aux nomes de sécurité (transmission sous norme EDI ou sécurisée par la signature électronique).

D'autre part, la facture est un élément de preuve qu'il faut garder pendant 10 ans (pour le fournisseur), 2 ans (pour le client).

Les mentions obligatoires de la facture

- le numéro de la facture (celui-ci doit être unique et chronologique, c'est-à-dire répondre à une suite logique sans interruption, exemple : 2008/001...),
- la date de la facture,
- la désignation du vendeur et de l'acheteur (numéro SIREN, raison sociale, structure juridique, adresse),
- le numéro individuel d'identification de TVA du vendeur ou du prestataire,
- la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de service (si elle est différente de la date de la facture),
- la dénomination précise et la quantité des produits ou services rendus,
- le prix unitaire des produits ou services rendus, montant total HT des produits, répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due,
- toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l'exclusion des opérations d'escomptes non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture,
- la date à laquelle le règlement doit intervenir.
- Les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente,

Et, le cas échéant :
- la qualité de membre d'un centre de gestion agréée ou d'une association agréée (en portant la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé »),
- la qualité de locataire-gérant,
- la qualité de franchisé.

Si vous êtes en micro-entreprise, la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA (par exemple « Franchise de TVA, art. 293B du CGI »).

La loi n'impose pas les pénalités de retard sur les factures, mais il est conseillé de le mentionner. Le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement est égal au minimum à 1,5 fois le taux d'intérêt légal (3,99%), soit pour 2008 = 5,98%, ou il peut être majoré de 7 points (10,99%).

Attention, l'entreprise peut être redevable d'une amende de 15 euros par mention manquante et par facture. Mieux vaut donc s'assurer que vos factures sont correctement rédigées dès le début !

D'autre part, il est fortement conseillé également de rédiger des conditions générales de vente à inscrire sur vos devis et ou vos bons de commande (précisez notamment votre barème de prix, vos conditions de règlement (avec le délai de paiement des factures) et éventuellement les rabais et ristournes que vous êtes prêt à accorder).

Il est conseillé également de prendre ses précautions et de faire signer au client un bon de commande ou un devis avant de réaliser la prestation ou la vente, et d'établir la preuve de livraison par un bon de livraison. En cas de litige sur le paiement, vous pourrez apporter toutes les preuves nécessaires.

CAP GESTION est à votre disposition pour établir tous vos documents commerciaux et contrôler que vos factures sont correctement rédigées. N'hésitez pas à faire appel à nous pour vous mettre en conformité avec la législation.