Afin d'optimiser la gestion de votre activité, il est fortement
conseillé de mettre en place des outils de gestion informatisés adaptés
à votre entreprise, qui vous permettront de gagner du temps, de suivre
votre activité, de simplifier vos démarches administratives, de prendre
les bonnes décisions grâce à un accès rapide, clair et hiérarchisé de
vos informations.
Il existe de nombreux logiciels et outils de
gestion pour l'entreprise. Vous trouverez ci-dessous une liste
non-exhaustive des outils qui peuvent aider le chef d'entreprise dans
le pilotage de son activité.
- Les logiciels comptables
: ils vous permettent de saisir vos pièces comptables et d'éditer vos
comptes de résultat, bilan et grands livres, les versions améliorées
vous permettent également de gérer vos immobilisations, faire vos
déclarations fiscales, de la comptabilité analytique...
Parmi les plus connus : CIEL Comptabilité et EBP Comptabilité. Si vous n'avez aucune connaissance en comptabilité, vous pouvez utiliser les logiciels comptables COMPTANOO qui sont très faciles d'accès pour des personnes n'ayant pas la maîtrise des notions comptables et notamment du fonctionnement de la comptabilité en partie double (ils proposent des formulaires de saisie assistés). En fonction de la taille de l'entreprise, vous pourrez également vous équiper de logiciels SAGE ligne 30 et 100 dont les fonctionnalités sont un peu plus développées, et notamment le logiciel CEGID qui est utilisé également par les Cabinets comptables.
- Les logiciels de gestion commerciale : ils
vous permettent d'établir vos devis, bons de livraisons, factures, de
gérer vos stocks, vos commandes fournisseurs, les règlements clients,
et proposent des tableaux de suivi de votre activité commerciale.
Il existe des versions simples pour les prestataires de services ou professions libérales, comme CIEL Devis Facture, EBP Devis Facture, et des versions plus complètes avec gestion de stocks, éditions de mailings... comme CIEL Gestion commerciale, EBP Gestion Commerciale... Ces éditeurs proposent également des versions spécialisées par type d'entreprise (ex : pour les points de vente, les associations, le bâtiment...). COMPTANOO propose un logiciel Devis Facture pour les TPE et SAGE une version Gestion Commerciale. - Les logiciels de paie : ils vous permettent
d'établir les bulletins de paie de vos salariés et d'éditer les
déclarations sociales trimestrielles et annuelles. Vous pouvez
également gérer les RTT, congés et plannings de vos salariés.
Parmi d'autres : CIEL Paye, EBP Paye, SAGE et CEGID... - Les logiciels de gestion de projet : ils vous
permettent d'établir la conduite et le suivi d'avancement d'un projet à
l'aide de plannings (ex : diagrammes de Gantt), de centraliser les
ressources nécessaires au projet, ses coûts, établir des plans de
charge...
Parmi les plus connus, on trouve : Microsoft Project, Ace Project, SAP, Visual Projet... - Les logiciels de gestion de la relation clients : que l'on appelle aussi CRM. Ces logiciels vous permettent de gérer vos clients, contacts, prospects, de prendre en charge votre messagerie, agenda, tâches, rendez-vous... certains vous permettent même de faire des devis et factures, de gérer des projets... Il en existe beaucoup, le plus connu étant peut-être le gestionnaire de contacts Sage Act!. Là encore l'Open Source reste très bien placé, comme Sugar Crm, Zoho, Inès qui permettent d'héberger et gérer vos contacts gratuitement.
- Les logiciels de gestion documentaire (GED) : ils vous permettent de gérer vos flux de documents en les archivant, les répertoriant, les organisant, en permettant à vos collaborateurs de les consulter de manière électronique... On retrouve par exemple Docushare, Documentum, Maarch, M-Files... Une solution de GED peut être très onéreuse, mieux vaut se reporter sur les logiciels Open Source qui sont gratuits.
Si vous souhaitez conseiller d'autres logiciels de gestion qui vous paraissent importants, n'hésitez pas à les noter dans les commentaires.
Le conseil de CAP GESTION : n'attendez pas pour mettre en place vos outils de gestion, adoptez le bon réflexe et faites-le dès la création de votre entreprise pour maximiser vos chances de réussite !
CAP GESTION est à votre disposition pour étudier avec vous le choix des outils à mettre en place dans votre entreprise. Nous pouvons vous proposer également l'installation, le paramétrage et la formation sur ces outils. Prenez contact avec nous !