Nos boîtes de réception d'E-mail explosent de plus en plus, submergées par les spams et les sollicitations diverses. Et c'est normal ! Ce moyen de communication est un outil de tout premier plan car il permet de joindre la personne visée au moment où le destinataire le décide : à l'inverse du téléphone qui est très intrusif, le mail peut attendre le bon vouloir de son lecteur.
De ce fait, il n'est pas rare d'avoir à faire le tri parmi une centaine de mails sur la journée. Il devient donc capital de donner le maximum d'impact à chacun de vos envois. Voici une série de points auxquels vous devez être particulièrement attentifs afin de donner la maximum de chance à vos écrits :
- Configurez votre logiciel de manière à ce que votre interlocuteur puisse clairement vous identifier : vos noms, prénoms et, pourquoi pas, votre fonction
- Dissociez clairement le destinataire initial du mail en le plaçant dans la zone A. Placez ensuite en CC les personnes que vous souhaitez informer mais dont la réaction n'est pas forcément attendue. Evitez cependant d'y insérer tout votre carnet d'adresse.
- Rédigez un objet décrivant réellement le contenu de votre mail. Evitez donc les mails contenant plusieurs sujets (en séparant les sujets, vous faciliterez son classement ultérieur). Fuyez les intitulés comme "Urgent", "Important" qui peuvent avantageusement être remplacés par un niveau d'importance. En cas de réponse, utilisez la fonction "Répondre" et laissez le contenu du mail original.
- De la même manière, nommez judicieusement les pièces jointes.
- Commencez votre mail par une phrase ayant toutes les chances d'être lue par votre destinataire. Soignez particulièrement son orthographe.
- Pensez à signer votre mail en communiquant d'autres moyens de communication que le mail
Jeu de briques
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