Réponse automatisée pour courriels entrants

Supposons que vous devez vous absenter pendant quelques jours et que vous voulez aviser les personnes vous envoyant des courriels que vous ne pourrez pas leur répondre avant votre retour. Si vous n'avez pas Microsoft Exchange (ce qui est peu probable si vous ne travaillez pas pour une grosse entreprise) vous pouvez tout de même automatiser l'envoi d'une réponse.
Si vous utilisez une adresse web ceci est relativement facile:
Pour Yahoo, choisisssez Options, puis Vacation Response. Choisissez une date de début et de fin et entrez le message que vous voulez envoyer dans la boîte prévue à cet effet. Appuyez sur le bouton Turn Auto Response On et voilà le tour est joué.
Pour Google, choisissez Paramètres. Sous l'onglet Général, faites défiler la page jusqu'à Répondeur Automatique. Cliquez sur le bouton Activer le répondeur automatique, entrez le sujet du message et le texte. Vous pouvez choisir de n'envoyer le message qu'aux personnes inclues dans votre carnet d'adresse. Appuyez sur Enregistrer les modifications.
Avec Hotmail, choisissez Options. Sous la rubrique Gérer votre compte, choisissez Envoi de message réponse Vacances. Placez le bouton à côté d'envoyer un message. Entrez le corps du message. Décochez la case Répondre seulement aux Contacts si vous voulez répondre à tous. Appuyez sur enregistrer. Note: si vous un compte avec Sympatico, votre serveur de messagerie est Hotmail. Pour avoir accès aux services de Hotmail, vous n'avez qu'à entrer votre identifiant Sympatico (exemple test@sympatico.ca) et votre mot de passe pour avoir accès à ces services.
Si vous utilisez un compte Pop (un compte fourni par votre fournisseur de services internet):
Si votre fournisseur est Sympatico, suivez les instructions pour Hotmail. Avec tout autre fournisseur, il y a deux façons différentes de procéder. Commençons par la plus facile.
Vous pouvez rediriger votre compte Pop à un compte Web. Vous aurez besoin si ce n'est pas déjà fait de créer un compte Web. Je vous suggère d'utiliser Gmail parce que vous aurez ainsi accès à plus de services. Vous aurez aussi besoin de l'adresse de votre serveur Pop. Pour Vidéotron, c'est videotron.pop.ca. Pour les autres fournisseurs vous trouverez cette information sur votre feuillet d'abonnement ou si vous vous servez de Outlook Express ou Outlook, sous Outils, Comptes, onglet courrier, onglet serveur, puis Propriétés. Une fois le compte créé procédez ainsi:
avec:
Yahoo: Cliquez sur Option, choisissez Adresses de Courriel, cliquez le bouton Ajouter, entrez un nom pour le compte, puis cliquez sur Configurer le compte manuellement.Sous courrier entrant, entrez le nom de votre serveur Web, votre nom d'utilisateur, le mot de passe de votre compte Pop, et une couleur pour identifier les messages provenant de ce compte. Appuyez sur enregistrer les changements.
Gmail: Cliquez sur Paramètres, puis sur l'onglet Comptes. À côté de Récupérer les messages d'autres comptes, cliquez sur Ajouter un autre compte de messagerie. Entrez l'adresse de messagerie que vous voulez ajouter puis cliquez sur étape suivante. Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe de ce compte. Cochez la case conserver ... si vous voulez pouvoir plus tard récupérer ces messages dans Outlook... Cochez la case SSL si votre fournisseur l'utilise. Cliquez sur ajoutez un compte.
Hotmail: Vous devez payer pour avoir ce service.
Après avoir configuré votre compte Web pour recevoir vos courriers Pop, activez le répondeur automatique tel que décrit précédemment.
2e méthode:
Pour envoyer une réponse automatique à partir de Outlook Express ou Outlook:
Vous devrez laisser votre ordinateur et votre logiciel de messagerie ouverts tout le long de votre absence ce qui est risqué.
Outlook Express:
Utilisez Notepad pour créer le message que vous voulez envoyer. Sauvegardez ce message sous le nom de Vacances tout en vous assurant d'utiliser .txt comme extension de fichier.
Ouvrez Outlook Express, choisissez Outils, Règles de message, puis Courrier. Dans la première boîte choisissez le dernier item de la liste Pour tous les messages. Dans la deuxième boîte, choisissez Répondre en utilisant Message. Dans la troisième boîte , cliquez sur message et choisissez le fichier .txt que vous venez de créer. (Dans la case type, changez EmL pour txt dans la liste déroulante.) Nommez cette règle en acceptant la valeur suggérée par Oulook Express puis cliquez sur OK. Cliquez OK à nouveau.
Outlook:
Commencez par créer un message d'envoi. Tapez le texte d'un message sous Nouveau message sans remplir le champs de destinataire. Choisissez Sauvegarder sous, spécifiez un nom et choisissez Modèle Oulook comme type. Cliquez OK.
Ouvrez le menu Outils et choisissez Assistant Gestion des messages. Choisissez Nouveau. Choisissez messages quand ils arrivent et cliquez sur suivant. Spécifiez les dates voulues et cliquez sur suivant. Choisissez répondre en utilisant un modèle et choisissez le modèle créé précédemment. Cliquez Ouvrir puis cliquez sur OK. Cliquez sur Terminer.