Le point G de la GED…

Hier, je me suis rendu à un déjeuner-présentation organisé par Club ALP sur le thème “Comment optimiser la gestion de vos Emails ?”

La réunion était animée par Bernard Pellet, consultant de la société Gest’Advance et Mme Jouina, DG de la société Novaxel. Il s’agissait d’une présentation de l’outil de GED qu’ils ont développé, Novaxel.

Les qualités de formatrice de Mme Jouina ont rendu la présentation très agréable à suivre, un peu comme si on était embarqué dans une machine à voyager dans le temps de la gestion des documents… Une histoire qui démarre avec les armoires, les plans de classements, les dossiers, les sous chemises… et qui se termine avec des armoires, des plans de classement, des dossiers, des sous dossiers… virtuels.

L’outil se présente sous la forme d’un plug-in qui permet depuis différentes applications de charger les documents dans la base de données Novaxel (mail, pièces jointes, fichiers word, documents scannés…). Tout est bien rangé dans une arborescence définie et inamovible. Un fichier ne peut être qu’à un seul endroit… On ne s’envoie plus de fichiers, mais des liens qui pointent vers eux dans la base de données communes.

L’argument clé de cet outil, c’est de ne plus rien perdre, ni temps à chercher, ni qualité dans la réponse donnée au client, ni document important. Je crois qu’il peut tenir ses promesses.

Toutefois, je le trouve plus adapté à la gestion d’une information structurée de type mails, scans de factures, fichiers joints à des devis… qu’à un travail véritablement collaboratif (projets par exemple). Non pas que les fonctionnalités fassent défaut. Après tout, c’est une excellente idée de vouloir conserver au même endroit et de façon structurée l’ensemble des documents relatifs à un projet. Mais parce que l’ergonomie de l’outil ne facilite pas l’interaction des collaborateurs.

Il manque une vue historique, à la manière d’un CRM qui présente l’avancée du projet de façon chronologique. Certes le moteur de recherche est puissant et full text, mais pas de possibilités de naviguer autrement dans la base (mots clés, navigation 3D, cartes des liens entre documents…). Pas vu de petit forum ou fil de discussion sur un document, conservant la trace des échanges. Pas vu non plus de possibilité de créer un document en ligne (pourquoi créer un fichier sur son PC pour l’importer ensuite dans l’outil ?).
Bref il manque des outils pour valoriser les informations déposées…

De mon point de vue, la GED outille une démarche plus vaste de valorisation du capital humain et technique de l’entreprise : ses connaissances, ses compétences, ses bonnes pratiques. Elle vient recueillir tout cela pour le transmettre. Car c’est bien l’objectif final : Transmettre.
Conserver, archiver, stocker ne sont que des étapes intermédiaires d’un processus de partage des ressources.
Dans cette perspective, le document n’est qu’un support à une information que l’on souhaite rendre intelligible, accessible et utilisable à d’autres.

La forme de ce support détermine en grande partie l’atteinte de cet objectif de transmission. Le nier revient à demander à un formateur de transmettre des savoir et savoir-faire différents en utilisant toujours la même technique pédagogique et le même support de formation. Ce n’est pas envisageable. C’est pourtant ce qui se passe quand les collaborateurs de l’entreprise rédigent dans un traitement de texte tous leurs rapports et compte-rendus de projet… Le texte est-il l’unique façon de dire, de raconter ??

Le point G de la GED se situe davantage dans sa capacité à transmettre qu’à conserver. Encore une fois, les deux dimensions sont intimement liées, mais stocker sans possibilités et perspectives de collaboration revient à considérer la connaissance comme un objet (le fichier) et non comme un processus…