À court terme comme à long terme, une formation réussie est un gage de pérennité pour toute entreprise. Cependant, il n’est pas facile de mettre en place une formation complète, surtout durant les périodes de l’année où la productivité de l’entreprise est mise à l’épreuve. C’est dans ce cadre qu’il est nécessaire et conseillé de recourir à un logiciel de gestion de la formation professionnelle. Comment fonctionne ce type de logiciel ? Comment choisir le logiciel qu’il vous faut ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la formation ?
Communément appelé logiciel LMS, en référence au nom anglais Learning Management Software, un logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui permet de créer et de stocker facilement des documents et du contenu de formation en ligne. En règle générale, il s’agit de manuels de base, de chapitres de leçons, de questionnaires ou d’exercices d’application qui sont souvent sous format Word, PPT ou PDF.
Ce type de logiciel s’est beaucoup développé entre les années 2000 et 2010 afin de répondre aux besoins de nombreuses entreprises et centres de formation professionnelle. Ces derniers sont par ailleurs les premiers concernés par l’utilisation des logiciels LMS.
En effet, le premier objectif d’un logiciel LMS est de faciliter la création et la gestion des formations en proposant des outils et des fonctionnalités qui permettent d’automatiser certaines tâches récurrentes (création de formulaire d’inscription, mise en place des emplois du temps, répartition des salles, regroupement des copies rendues, etc.).
Ainsi, les centres de formation peuvent se focaliser sur la qualité même de leur formation en laissant les tâches minimes mais encombrantes au logiciel LMS.
Les 5 conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de formation professionnelle.
Le marché des logiciels LMS étant très vaste et il est facile de se perdre, tant les offres ne manquent pas. De plus, la grande majorité des logiciels LMS sont payants, ce qui donne toute son importance au fait de bien choisir le logiciel qu’il vous faut. Voici donc 5 conseils à prendre pour bien choisir son logiciel LMS :
- Optez pour le logiciel qui répond clairement à vos attentes
Il est primordial de choisir un logiciel qui s’adapte à vos exigences et à vos besoins. En effet, de nombreux logiciels proposent des solutions de gestion standardisées afin de toucher un plus large public. Afin d’offrir une formation efficace, il est de ce fait essentiel que le logiciel soit conforme à vos besoins.
- Privilégiez la simplicité et l’ergonomie
Pour contrer ce phénomène de standardisation, certains logiciels proposent une panoplie de fonctionnalités avancées, complexes et longues à maîtriser, le plus souvent à des prix exorbitants. Ce type de logiciel ne fait que ralentir votre productivité car son usage devient très chronophage. Privilégiez plutôt les logiciels proposant l’essentiel de la gestion de formation pour une meilleure expérience d’utilisation, avec des tableaux de bords simplifiés et des statistiques faciles à créer et à interpréter.
- Choisissez les logiciels LMS compatibles avec d’autres logiciels
De la comptabilité à l’administration, tout se fait actuellement par l’intermédiaire des machines, et donc des logiciels. Pour une expérience de gestion de formation aboutie, il est primordial que le logiciel s’intègre avec vos logiciels déjà en place. Cela évite les risques d’erreurs et de doublons de fichiers, notamment lors des inscriptions et des paiements.
- Un logiciel produisant des rapports et des statistiques
Une bonne formation permet aux apprenants d’acquérir ou d’améliorer leurs compétences. Pour une entreprise et pour un centre de formation, cela se traduit également par des rapports chiffrés. Ces rapports mettent en avant la qualité de la formation grâce à des indicateurs de performance.
- Optez pour les logiciels créés par des entreprises spécialisées dans le secteur de la formation
Afin d’assurer l’expérience utilisateur, il est recommandé d’opter pour les logiciels LMS créés par des entreprises spécialisées dans la formation en ligne. Ainsi, vous bénéficierez de toutes les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise/centre de formation pour assurer le bon déroulement de vos formations.
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